Le Printemps de la Cardiologie est un événement annuel du Groupe de Reflexion sur la Recherche Cardiovasculaire (GRRC), filiale de la Société Française de Cardiologie qui se tient chaque année en mai et rassemble près de 500 participants.
Notre filiale grenobloise Insight Outside a été chargée d'organiser le premier e-congrès du Printemps qui s'est tenu les 29 et 30 octobre.
Objectifs, challenges, résultats : découvrez les secrets d'un événement qui a dépassé toutes les attentes des organisateurs !
Objectifs
- Accompagner et conseiller le GRRC pour redesigner complètement l'événement physique en événement 100% virtuel
- Maintenir le même nombre de participants qu'au congrès présentiel
- Adapter la plateforme native d'Insight Outside Inviteo Virtual Event aux besoins du projet
- Modifier le moins possible l'expérience participant habituelle : maintenir un programme de sessions menées en parallèle, avec des parcours éducatifs spécifiques
- Favoriser l'interactivité et le networking entre pairs
- Organiser une exposition pour les partenaires
- Gérer les inscriptions
Challenges
- Trouver une solution de diffusion permettant de faire intervenir 200 conférenciers
- Un parcours international en anglais parmi les cinq proposés
- Créer l'événement
Mise en œeuvre
- Création d'un véritable événement selon les codes du présentiel, avec cérémonies, ouvertures et fermetures des salles selon le programme annoncé
- 5 parcours éducatifs simultanés, dont un en anglais
- Création d'un format de diffusion hybride mixant des présentations pré-enregistrées et de la diffusion live
- Lancement en live des sessions enregistrées par un modérateur qui animait ensuite les échanges entre participants et orateurs, tous réunis dans une même "visio-room"
- Multiples outils favorisant l'interactivité : Chat, messagerie interne, visio-room personnelle pour chaque orateur et participant permettant d'y inviter du monde
- Création d'un process digital de revue des posters par les modérateurs afin de transposer digitalement le concours du meilleur poster, temps fort de l'événement physique
- Les contenus diffusés en direct étaient disponibles en replay dans la minute suivant leur diffusion
- Valorisation des contenus post event : la plateforme restera en ligne a minima une année, permettant l'accès illimité aux contenus par les participants et favorisant les relations commerciales entre les partenaires et les participants
Résultats
- 450 inscrits, soit le même nombre de participants qu'à l'évènement physique
- 4590 heures de temps global de connexion
- 11 heures de connexion moyenne par participant sur les deux jours
- Des sessions suivies, de bout en bout
- Des échanges riches post sessions entre orateurs et participants, rassemblant jusqu'à 70 personnes en même temps
- Un événement dense, intense, riche d'une forte implication émotionnelle, pour le plus grand plaisir des organisateurs de la SFC
- Des contenus scientifiques riches, travaillés, homogénéisés et maîtrisés, améliorant d'autant l'expérience éducationnelle des participants
- Un excellent retour de la part des exposants, satisfaits des visites très qualitatives effectuées sur leur stand
Le mot de la cliente, Claire Arnaud
"BRAVO et MERCI à vous deux et toute votre équipe !
Ces deux journées sont passées à une allure folle... La plateforme a été très appréciée tout comme votre réactivité. C'était un véritable challenge pour nous de passer en 100% virtuel, surtout en conservant un programme scientifique aussi riche et 5 parcours en parallèle !
Merci de nous avoir accompagner dans cette belle aventure."
